بناء على اجتماع مجلس الإدارة رقم (  111 ) وتاريخ 16/11/1438هـ تم اعتماد سياسة الجمعية في الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها وهي كالتالي:

      مادة1/ السجلات والاوراق الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها بصورة دائمة ولا تتلف هي :

1. صكوك الاراضي والعقارات المملوكة للجمعية.
2. اللوائح الأساسية للجمعية مالم تتغير من الوزارة.
3. 3-   شهادة تسجيل الجمعية ما لم تتغير من الوزارة.
4. 4-   سجلات الاعضاء المؤسسين للجمعية.
5. قوائم الدخل.
6. سجلات اجتماعات مجلس الادارة.
7. 7-   سجلات اجتماعات الجمعية العمومية.

مادة 2/ السجلات والاوراق والمراسلات التي يجوز اتلافها بعد مرور 10 سنوات:

1.  سجلات العضوية والاشتراكات التي توضح بيانات جميع الاعضاء  من حيث تاريخ الانضمام للجمعية  .
2. سجل قيود اليومية والاعمال المحاسبية.

مادة 3/ السجلات والاوراق والمراسلات التي يجوز اتلافها بعد مرور 5  سنوات:

1.  السجلات المالية  والبنكية والعهد.
2. 2-   سندات القبص والصرف.
3. سجل الوراد والصادر.
4. سجل الزيارات.
5. سجل المكاتبات والمرسلات.
6. 6-   موازين المراجعة للأعمال المحاسبية
7. العقود التي يبرمها المجلس مع الاخرين.
8. سجلات البحث الاجتماعي.